1、《內(nèi)部控制手冊》
《內(nèi)部控制手冊》是單位內(nèi)控體系的基礎(chǔ)和核心,目前絕大多數(shù)單位都沒有建立符合內(nèi)控規(guī)范要求的內(nèi)控手冊,因此,內(nèi)控體系建設(shè)的第一步,也是最重要的一步,就是著手設(shè)計(jì)和編寫這個(gè)手冊。
內(nèi)部控制是一個(gè)系統(tǒng)、科學(xué)的管理體系,融合了組織管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、流程管理和信息化管理等多種管理體系,手冊要涵蓋內(nèi)部控制環(huán)境的分析和控制、六大業(yè)務(wù)各個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的梳理、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識別和描述、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的制定等內(nèi)容,因此,完成手冊的設(shè)計(jì)和編寫工作,需要充分的時(shí)間精力和較高的專業(yè)技能做保證。以下是《內(nèi)部控制手冊》的目錄和基本結(jié)構(gòu):
內(nèi)控手冊單位層面的主要內(nèi)容是建立單位內(nèi)控建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)、建立議事決策機(jī)制、確定關(guān)鍵崗位和崗位人員的職責(zé)及日常管理要求、明確不相容崗位分離,并且還對會計(jì)體系和信息化系統(tǒng)的建設(shè)提出要求等等。單位層面是為業(yè)務(wù)層面的有效實(shí)施和信息化系統(tǒng)的落地,從機(jī)制和人員等方面提供有力的保障,沒有單位層面的土壤,就不會有業(yè)務(wù)層面和信息化系統(tǒng)的果實(shí)。
根據(jù)內(nèi)控規(guī)范對單位內(nèi)控初期階段建設(shè)的要求,《內(nèi)部控制手冊》核心的部分是六大業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)防控措施的制定?!秲?nèi)部控制手冊》業(yè)務(wù)層面的內(nèi)容如下:
(1)范圍:依據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》和相關(guān)法律法規(guī)的要求,結(jié)合單位的實(shí)際情況,確定該項(xiàng)業(yè)務(wù)控制的范圍。比如:《會計(jì)法》中規(guī)定非稅收入不屬于單位的收入,但《內(nèi)控規(guī)范》第二十七條把非稅收入納入到了收支業(yè)務(wù)控制的范圍;有的單位沒有建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù),有的單位沒有對外投資業(yè)務(wù),這些情況,都需要結(jié)合單位的實(shí)際情況,按照《內(nèi)控規(guī)范》的要求,在手冊中做出靈活的、適合的處理。
(2)目標(biāo):風(fēng)險(xiǎn)管理是緊緊圍繞目標(biāo)開展的管理活動(dòng),所以,每項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)要明確,并且要根據(jù)國家政策的調(diào)整和單位職能、機(jī)構(gòu)、的變化而做調(diào)整和改變。
(3)職責(zé):確定該項(xiàng)業(yè)務(wù)的歸口管理部門;確定涉及到該項(xiàng)業(yè)務(wù)所有部門的職責(zé),包括政府主管部門。
(4)不相容崗位分離表:不相容崗位分離是內(nèi)控的一個(gè)基本要求和原則,所以,每項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及到哪些崗位,這些崗位不相容分離是如何處理的,都要在手冊做明確的規(guī)定和描述。
(5)分級授權(quán)和權(quán)利清單:2015年《指導(dǎo)意見》對單位內(nèi)控明確提出“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”的要求,所以,手冊中必須明確規(guī)定每項(xiàng)業(yè)務(wù)的各個(gè)審核審批環(huán)節(jié)是如何實(shí)現(xiàn)分級授權(quán)的。
(6)業(yè)務(wù)流程: 2016年的基礎(chǔ)性評價(jià)和2017年的內(nèi)控報(bào)告,都明確要求單位要按照規(guī)范的格式繪制單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖。先梳理流程,然后對有問題的流程進(jìn)行調(diào)整和再造,最后還要按照流程管理要求的規(guī)范格式繪制流程圖,這是一項(xiàng)比較細(xì)致的、專業(yè)的管理工作。具體到單位,單位之間機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置各有不同,同樣的業(yè)務(wù),具體環(huán)節(jié)和內(nèi)容也會有差異,因此,流程梳理和流程再造必須在對單位充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,按照內(nèi)控規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)文件的要求,創(chuàng)造性、個(gè)性化的完成。
(7)流程描述:對流程圖各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行簡要的描述,并且標(biāo)示出關(guān)鍵控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
(8)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):按照風(fēng)險(xiǎn)管理的方式和方法,詳細(xì)描述該項(xiàng)業(yè)務(wù)每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的類別、等級、對內(nèi)控目標(biāo)的影響和主責(zé)部門、崗位。
(9)防控措施:針對每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),制定適合的控制措施,確定控制頻率、控制方法及相關(guān)記錄等內(nèi)容。
(10)相關(guān)制度和備查文件:與該項(xiàng)業(yè)務(wù)相對應(yīng)的內(nèi)部控制管理制度,以及國家和地方主管部門下發(fā)的相關(guān)法律法規(guī)、文件,將《內(nèi)部控制手冊》、《內(nèi)部控制管理制度手冊》和國家法律法規(guī)文件串聯(lián)起來。